Record-Keeping requirements – OBCA

Record-Keeping requirements – OBCA

Typically, if a corporation incorporated under either the Ontario Business Corporations Act (hereinafter “OBCA”) or the Canada Business Corporations Act is dissolved, any property it holds interest in that has not been disposed of will be immediately forfeited or vested to the Crown at the date of dissolution.

On December 10, 2016, the Forfeited Corporate Property Act (hereinafter “FCPA”) came into force in Ontario.

L’objectif derrière cette nouvelle loi est d’offirir au Gouvernement de l’Ontario davantage de certitude à l’égard des sociétés détentrices de titres dans des propriétés ontariennes, afin de faciliter l’utilisation et/ou la vente des propriétés qui sont dévolues et/ou confisqués par effet de la dissolution. En ce sens, la LBCS modifie la LSAO de sorte à imposer des exigences de tenir des registres. Il est important de noté que les propriétés qui sont détenues par des sociétés ontariennes ou canadiennes mais qui ne sont pas situées en Ontario, ne sont pas assujetties aux exigences de la nouvelle loi.

 

Sous l’ancienne législation de la LSAO, les propriétaires d’une société dissoute avaient jusqu’à 20 ans après la dissolution pour faire une demande de reconstitution à la couronne et recouvrir la propriété. Suite à l’édiction de la LBSC, les propriétaires auront toujours à leur disposition la période de 20 ans post-dissolution pour reconstituer leur société, toutefois ils perdront tout intérêt propriétaire qu’ils détenaient dans une propriété puisque ce dernier sera dévolu à la Couronne. De plus, à partir de trois ans après la dissolution de la société, la Couronne de l’Ontario pourra utiliser, vendre et enlever toute charge grevant le bienfonds confisqué. Ce changement peut être considérable pour votre société, particulièrement si elle détient de très grandes parcelles d’une énorme valeur commerciale. Ainsi, il est impératif que votre société réponde aux nouvelles exigences du paragraphe 140.1 de la LSAO qui requiert que votre société maintienne un registre des intérêts propriétaires des proprétés à son siège social. Ce registre peut être situé ailleurs que le siège social en vertu d’une désignation spéficique des administrateurs à cet effet, par exemple, si votre avocat garde votre livre de minutes à son bureau.

 

Le registre requiert que chaque propriété soit identifiée, que la date d’acquisition et de disposition soit inscrite, ainsi que soient ajoutés tous les actes formalistes, les actes de transferts ou les documents sembables qui contiennent les informations concernant l’addresse municipale, le numéro d’identification de la propriété (NIP) et les divisions d’enregistrement des droits immobiliers, la description légale et le numéro de compte d’impôt foncier. Il est important de noter que la LSAO ne définit pas expressément ce qu’est un intérêt propriétaire. Ainsi, il n’est pas clair si le paragraphe 140.1 s’applique aux intérêts bénéficiaires, par exemple, une fiducie qui détient une propriété au nom d’une société, un intérêt locatif, une servitude et/ou une hypothèque. Il est envisageable que l’intention du législateur était de ne pas le définir afin de permettre une interprétation large et libérale.

Si à première vue ces exigences semblent faciles à remplir, il est important de souligner que pour certaines sociétés qui détiennent un vaste nombre de propriétés, par exemple les développeurs de projets immobiliers, ces exigences peuvent devenir un fardeau. De plus, il est important de souligner que plusieurs contrats commerciaux contiennent des clauses de représentations et garanties à l’effet que les sociétés contractantes sont en règle avec les lois auxquelles elles sont assujetties, ainsi, un défaut de se conformer aux exigences de la nouvelle loi rendrait tout contrat invalide. Par ailleurs, à défaut d’une cause raisonnable, votre société qui ne se conforme pas aux exigences ci-haut pourrait se voir imposer une amende jusqu’à $25,000 en plus d’autres conséquences pour les administrateurs.

 

Heureusement, le gouvernement ontarien a offert une période de deux ans afin de se conformer aux nouvelles exigences aux sociétés incorporées avant le 10 décembre 2016.  Ainsi, votre société doit se conformer aux nouvelles exigences par le 10 décembre 2018. Chez Mazerolle & Lemay, nous avons les outils et le savoir afin de s’assurer que votre société rencontre les exigences statutaires de tenu de regisitre. Nous vous encourageons à communiquer avec nous pour tous vos besoins commerciaux et corporatifs.

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